L'arte delle liste

Ogni mattina, al mio arrivo in ufficio, mi attende un piccolo rituale. Accendo il computer, apro l'agenda e, tra le pagine, trovo un foglio ripiegato sul quale ho annotato tutte le cose da fare.

Cerco di essere razionale e di annotare per prima l’attività più importante da svolgere e poi di seguito quelle meno importanti. Spesso, però, la lista mi sfugge di mano e diventa una sorta di campionario dei vari lavori da svolgere senza soluzione di continuità. Sotto a questo lungo elenco ne compare sempre un altro: è l’elenco di cose che devo fare nella mia vita privata. Sapere di avere tutto annotato, mi tranquillizza e mi offre l’impressione di non dimenticare nulla, ma ben difficilmente mi aiuta ad essere più efficiente e ad organizzarmi meglio!

Purtroppo spesso guardo a questi lunghi elenchi con un sospiro, pensando a come riuscirò mai a portare a termine tutto.

Sono sicura di non essere l’unica a compilare lunghe liste di cose da fare nella vita quotidiana e al lavoro.

Le liste sono utilissime per semplificare la nostra vita, per organizzarci e anche per conoscere meglio noi stessi.

Creare delle to-do list davvero utili, sia in ufficio che per la nostra vita privata, non è solo una questione di scrivere un lungo elenco di cose da fare: si tratta piuttosto di strutturare le attività in modo da essere più produttivi e meno stressati. E per ottenere questo risultato bisogna imparare il metodo giusto.

Ecco quindi alcune dritte pratiche che possono aiutarci a redigere to-do list più utili e meglio organizzate.

La to-do list perfetta

1. Scrivi ogni giorno (meglio se la sera prima)
Inizia la giornata sapendo già cosa devi fare. Farla la sera prima ti aiuta a non perdere tempo al mattino.

2. Parti con un “brainstorming”
Butta giù tutto quello che hai in mente: task grandi, piccoli, appuntamenti, idee. Poi organizza il tutto in base alle priorità.

3. Usa la regola del 3
Scegli 3 priorità principali per la giornata. Quelle che, se completate, ti faranno sentire soddisfatto e concentrati solo su quelle: essere consapevoli di non poter fare tutto, offre una certa tranquillità e permette di rimanere con i piedi per terra. Ciò che non si riesce a fare durante la giornata può sempre essere riportato nella to do list del giorno successivo.

4. Suddividi per categorie
Dividi la lista in sezioni, ad esempio:

• Urgente e importante

• Importante ma non urgente

• Da delegare

• Da fare quando hai tempo

Questo ti aiuta a non farti sopraffare.

5. Time blocking
Associa ogni task a un blocco di tempo nel calendario: ti obbliga a essere realistico su quanto puoi fare e ad organizzare meglio la giornata.

6. Usa strumenti digitali o analogici

Oggi ci sono molti strumenti digitali a nostra disposizione per creare to do list sofisticate, ma è essenziale che siano semplici da utilizzare e che ci piacciono veramente. Eccone alcune: Todoist, Microsoft To Do, Trello, Notion, Asana. Se preferiamo gli strumenti cartacei possiamo invece andare su Bullet journal o planner giornalieri. Scegli quello che si adatta meglio al tuo stile, magari provandone più di uno per capire quale preferisci.

7. Rivedi e aggiorna
Alla fine della giornata, spunta le attività che hai completato, sposta le attività che non hai terminato sulla turista del giorno successivo e rifletti su cosa ha funzionato e cosa no: sarà un prezioso momento per imparare ad organizzarti meglio.

Infine, un bonus molto utile, preso in prestito dalla programmzione neurolinguistica: usa verbi d’azione. Scrivi le attività iniziando con un verbo: “Rispondere a mail di cliente X” è meglio di “Cliente X”.

Se il tema delle to do list ti appassiona, sappi che la filosofa francese Dominique Loreau ha scritto un libro a tema, nel quale offre tanti preziosi consigli su come creare diversi tipi di comunismo con scopi e obiettivi differenti.

Per lei, infatti, le liste non sono solo utili per semplificare e organizzare la vita, ma anche per conoscere meglio se stessi e per arricchire la propria vita.

Possiamo creare liste dedicate alla cucina e all’alimentazione, annotando i nostri piatti preferiti e le idee per pasti di vario tipo (ad esempio cene formali o pasti fra amici).

Possiamo avere una lista per i temi dedicati alla salute, ad esempio farmaci assunti in passato o problemi di salute ricorrenti.

Possiamo avere una lista dei viaggi, quelli compiuti e quelli ancora da fare e una lista che ci ricorda come prepararci a lasciare la nostra casa prima di un viaggio breve o lungo. Possiamo naturalmente avere una lista relativa alla nostra valigia ideale oppure una lista dei problemi che ancora dobbiamo risolvere.

Possiamo avere una lista dei nostri pensieri o dei piaceri per noi irrinunciabili e che vogliamo accogliere più spesso nella nostra vita. Per questo, per altre idee, invito alla lettura del libro “L’arte delle liste”.

Per approfondire:
L'arte delle liste. Dominique Loreau, Vallardi, 2012